Cerrar ciclos contables es una tarea de gran importancia para cualquier negocio indiferente de su tamaño. Bien sea mensual, anual u otra escala periódica, los cierres de ciclos financieros implican hacer registros de consolidaciones, validaciones de saldo, generación de informes, y más, para entregar información de interés a entidades externas o internas.
La mejor técnica de cierre contable, sin duda, es aquella que se adapta a la operatividad y requerimientos de los dueños o directores del negocio, sin embargo, existen prácticas que son esenciales, y que detallaré pasito por pasito para lograr un estupendo cierre, sin perder la cordura y lo más importante, sin ser un experto o especialista:
- Contar con un cronograma
- Confirmar valores vendidos y cobrados
- Chequear las compras, gastos y pagos
- Conciliar el banco
- La nómina de colaboradores
- Presentar los impuestos
- Preparar los estados financieros
- Contar con un cronograma
No es casualidad que este sea el primer punto que debas tener claro. Fijar un cronograma con las fechas de las actividades críticas, te ayudará a no dejar todo para última hora, asegurándote de cumplir con las obligaciones, sobre todo aquellas legales como el pago de sueldos, o de impuestos.
Si es necesario, fija alarmas con ruidos o avisos que si o si leerás. O si optas por imprimir tus calendarios, resalta las fechas importantes con colores, considerando además los días feriados para prevenir situaciones inesperadas. Además, visualizar los días pic de trabajo, te ayudará a organizarte junto al equipo o balancear las actividades en el caso de trabajar solo, pudiendo adelantar algunas revisiones o segmentando las tareas.
Te daré un ejemplo: si eres una sola persona y debes conciliar los cobros, podrías no esperar llegar hasta el 1 de cada mes para hacer la revisión, si no que puedes hacer una revisión del 01 al 20, y así el primero del mes siguiente revisas los últimos 10 días de movimientos.
- Confirmar valores vendidos y cobrados
Las ventas son operación que debe ser revisadas y atendida de manera especial y con mucha rigurosidad ¿Por qué? Porque sin ventas ¡no hay negocio!
Estas transacciones son un elemento fundamental en las declaraciones de IVA mensual, posteriormente en el ISLR, y muchas declaraciones más dependiendo del rubro, por ello, asegúrate de haber cumplido con todas las legalidades correspondiente, y que los comprobantes hayan sido informados de manera correcta al fisco.
Revisar las ventas, también incluye arquear la caja del negocio y todos aquellos medios de cobros implicados, y aunque los cuadres de caja sean diarios, siempre es importante periódicamente re-asegurarse, sobre todo en los cobros electrónicos, que se hayan trasmitido de manera exitosa y los hayas recibido por el valor correspondiente. Aunque no es algo común, muchas veces los medios de pago electrónico fallan y no liquidan los saldos correctos, además, si recibes efectivo, debes asegurarte que todos los billetes sean fidedignos y conservarlos en un área segura. Si por el contrario tus ventas son a crédito, es importante que hagas una revisión de tus deudores, los intentos de contacto, las respuestas que hayan dado sobre sus vencimientos y más.
- Chequear las compras, gastos y pagos
La revisión de las compras también es muy importante para evaluar los gastos y desembolsos hechos en el período. Además, en las declaraciones, las compras se podrán compensar como créditos fiscales para el IVA y como costos y gastos en el ISLR, siempre y cuando todos los documentos cumplan con las legalidades exigidas.
Un aspecto relevante, es asegurarte que todos los productos o servicios fueron recibidos y aprovechados en el negocio para que puedan formar parte de los registros y además para tu tranquilidad o la de los directivos. Si perteneces a una empresa donde se manejan centros de costo o unidades de negocio, es fundamental un adecuado registro de las compras, pues hacerlo todo a final de mes, es una muy mala idea.
Considera que no todas las compras se convierten en gastos inmediatamente, como es el caso de la adquisición de activos fijos o gastos amortizables, y esto impactará directamente sobre los estados financieros. Además, revisar las deudas y antigüedades es vital para mantener buenas relaciones con los proveedores.
- Conciliar el banco
Es muy común ver a las pequeñas empresas dejando de lado esta actividad, creyendo que se trata de algo muy complicado, o sin saber todos sus beneficios. El saldo del banco, es una referencia de gran ayuda para re-confirmar las ventas, compras y todos los pagos desembolsados.
En mi experiencia, y durante las conciliaciones bancarias que he hecho en estos 14 años, he visto cosas como: operaciones duplicadas de pagos y cobros, rechazo de pagos que consideraba hechos hace días, y lamentablemente, hasta robos. La idea no es asustarte, o que te vuelvas paranoico, pero la conciliación ¡es clave!
- La nómina de colaboradores
Preparar la nómina de colaboradores puede requerir confirmar horas extras o hacer cálculos de beneficios ofrecidos de acuerdo a metas. Por ello, normalmente se escoge a final de mes para pagar estos cálculos, sin embargo, aunque el deposito se haga el ultimo día hábil del mes, la preparación debe hacerse con anticipación.
Aquí es muy importante lo comentado en el punto uno: el cronograma. Además, recuerda que este cálculo servirá de base para el pago de imposiciones. Los registros de sueldos, también deben coincidir con los desembolsos de banco. ¿ves cómo todo va guardando conexión?
- Presentar los impuestos
La presentación de los impuestos es un hito importante que amerita una re-confirmación de los valores registrados a lo largo de un periodo que para el caso del IVA es mensual y para el ISLR es anual.
Además, la planificación de la caja debe contemplar estos pagos de gran relevancia por ser obligatorios, y así evitar multas y sobrecargos. Aquí volvemos a la importancia del uso del cronograma ya que los entes recaudadores publican las fechas de presentación de impuestos una vez al año, según lo establecido por Ley.
- Preparar los estados financieros
La preparación de los estados financieros es para todos, así como lo lees, ¡para todos! Ya dejen de poner excusas como: “no soy una empresa grande”, “estoy partiendo”, porque hacer un estado financiero no distingue capital ni dimensión.
De hecho, el estado financiero que yo recomiendo tener presente para absolutamente cualquier momento, es el estado de resultado, que no es más que el contraste de ventas menos costos y gastos para evaluar si has tenido ganancias o pérdidas. Si esto lo combinas con un informe de flujo de caja, créeme que vas a tomar decisiones como un experto y manejaras tu emprendimiento como un especialista.
En los negocios más organizados donde se usan ERP, los estados financieros se hacen prácticamente solos, con la información de cada transacción de venta, compra, pago y otros. No en esas sabanas de hojas 8 columnas que algunos “experimentados” hicimos hace unos poquitos años. Revisar cada línea de balance y sus libros mayores, haciendo las conciliaciones requeridas, debería hacerse de preferencia mensualmente para realizar las acciones correctivas oportunamente.
Ya para finalizar, y como disfruto tanto haciendo analogías de la contabilidad con el baile, debo decir que el compás de la música es como el ritmo de un mes contable. Uno, dos, tres, cuatro: ingresos, gastos, activos, pasivos. Y así vamos nosotros entre medio de esa sinfonía, bailando para mantener el paso.
A veces, hacemos un “paso atrás” para ajustar, otras veces un “giro rápido” para conciliar, pero siempre estamos en busca de la armonía y de ese movimiento que permita expresar el sentido de cada cifra y cada dato. El cierre de los ciclos contables es el momento en que se alinean la sinfonía de todos los procesos, con los pasos de baile de cada estado financiero.
Y ahora si final, final, me gustaría aclararte que, aunque este artículo detalla técnicas muy generales, si lo replicas según la escala de donde estas, lo único que debes esperar son cierres exitosos.
¡Vamos por más ciclos donde salgamos bailando compañeros!